Auftragsverarbeitungsvertrag

Accentoris AG

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag (nachfolgend „AVV“) konkretisiert die Verpflichtungen betreffend

Datenschutz, welche sich aus dem Vertragsverhältnis zwischen der Accentoris AG (nachfolgend „Provider“)

und ihren Kundinnen und Kunden (nachfolgend „Auftraggeber“) ergeben. Grundlage für das

Vertragsverhältnis der Parteien bilden die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) und

die Datenschutzerklärung (nachfolgend „DSE“) und diese sind somit integrierender Bestandteil des AVV.

Der AVV findet Anwendung auf alle Tätigkeiten, die sich aus dem Vertragsverhältnis der Parteien ergeben und bei denen Mitarbeitende des Providers oder durch den Provider beauftrage Dritte personenbezogene Daten (nachfolgend „Daten“) des Auftraggebers verarbeiten. Für sämtliche anfallende Datenschutzfragen kann der Auftraggeber den Datenschutzbeauftragen des Providers über

datenschutz@accentoris.com erreichen.

1.    Gegenstand, Dauer und Spezifizierung der Auftragsverarbeitung

1.1. Gegenstand und Dauer des Auftrags sowie Art und Zweck der Verarbeitung ergeben sich grundsätzlich aus den AGB, sofern sich aus den nachfolgenden Bestimmungen nicht darüberhinausgehende Verpflichtungen ergeben.

1.2. Im Anhang A zum AVV werden Gegenstand, Art und Zweck der Auftragsverarbeitungspezifiziert.

2.   Anwendungsbereich und Verantwortlichkeit

2.1. Der Provider verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers. Dies umfasst Tätigkeiten, die in den AGB, der DSE, im Anhang A des AVV und in der aktuellen Leistungsbeschreibung auf der Website des Providers konkretisiert sind.

2.2. Der Auftraggeber ist im Rahmen des Vertragsverhältnisses für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutzgesetze, insbesondere für die Rechtmässigkeit der Datenweitergabe an den Provider sowie für die Rechtmässigkeit der Datenverarbeitung allein verantwortlich.

2.3. Durch Ausfüllen des Kontaktformular auf der Website des Providers erteilt der Auftraggeber dem Provider dieentsprechende Weisung zur Datenverarbeitung. Der Auftraggeber kann seine Weisungen durch Mitteilung an den Provider ergänzen, ändern oder zurückziehen. Weisungen, die in den AGB nicht vorgesehen sind, werden als Antrag auf Leistungsänderung behandelt. Mündliche Weisungen sind unverzüglich schriftlich oder durch entsprechende Vornahme im Buchassist-Konto durch den Auftraggeber nachzuholen.

3.   Pflichten des Providers

3.1. Der Provider verarbeitet Daten von betroffenen Personen nur im Rahmen des Vertragsverhältnisses gemäss den AGB, der DSE und dem vorliegenden AVV; ausser es liegt ein gesetzlich geregelter Ausnahmefall vor.

3.2. Der Provider gestaltet in seinem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation so aus, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Er trifft technische und organisatorische Massnahmen zum angemessenen Schutz der Daten des Auftraggebers, die den jeweiligen gesetzlichen Anforderungen genügen. Insbesondere stellen diese die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung auf Dauer sicher. Dem Auftraggeber sind diese technischen und organisatorischen Massnahmen bekannt und er trägt die Verantwortung dafür, dass diese für die Risiken der zu verarbeitenden Daten ein angemessenes Schutzniveau bieten.

3.3. Der Provider unterstützt soweit vereinbart den Auftraggeber im Rahmen seiner Möglichkeiten bei der Erfüllung der datenschutzrechtlichen Anfragen und Ansprüche betroffener Personen sowie bei der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Pflichten. Der Provider ist gemäss AGB berechtigt, hierfür eine Aufwandsentschädigung zu verlangen.

3.4. Die mit der Verarbeitung der Daten des Auftraggebers befassten Mitarbeitenden sowie weitere für den Provider tätige Dritte verarbeiten die Daten ausschliesslich im Rahmen des Vertragsverhältnisses gemäss den AGB, der DSE und dem vorliegenden AVV und sind zur Geheimhaltung verpflichtet.

3.5. Sofern dem Provider Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt werden, trifft er die zumutbaren Massnahmen zur Sicherung der Daten und zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen der betroffenen Personen. Ausserdem hält der Provider die geltenden gesetzlichen Bestimmungen betreffend Meldung von Verletzungen des Datenschutzes vollumfänglich ein.

3.7. Der Provider hält die geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen vollumfänglich ein und überprüft die Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Massnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung regelmässig.

3.8. Der Provider bearbeitet und speichert personenbezogene Daten, solange das Vertragsverhältnis zwischen dem Provider und dem Auftraggeber besteht. Der Provider berichtigt oder löscht die vertragsgegenständlichen Daten, wenn der Auftraggeber dies anweist und dies vom Weisungsrahmen umfasst ist. Davon ausgenommen sind Daten, welche für die Weiterbearbeitung aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder für zwingende interne Zwecke erforderlich sind. Die Herausgabe der Daten und die entsprechende Vergütung ist in den AGB geregelt.

4.   Pflichten des Auftraggebers

4.1. Der Auftraggeber hat den Provider unverzüglich und vollständig schriftlich  zu informieren, wenn er in den Auftragsergebnissen Fehler oder Unregelmässigkeiten bzgl. datenschutzrechtlicher Bestimmungen feststellt.

4.2. Der Auftraggeber nennt dem Provider den Ansprechpartner für im Rahmen des Vertragsverhältnisses anfallende Datenschutzfragen, sofern dieser von der genannten Ansprechperson abweicht.

4.3. Der Kunde erklärt, dass er die alleinige Verantwortung trägt für die Information der von der Datenverarbeitung betroffenen Personen betreffend der möglichen Datenspeicherung, -nutzung, -bearbeitung und -weitergabe durch den Provider gemäss den Bestimmungen in den AGB, der DSE und diesem AVV. Sollten einzelne betroffene Personen mit der vorgesehenen Datenbearbeitung nicht einverstanden sein, ist der Auftraggeber verantwortlich die jeweiligen Daten in seinem Buchassist-Konto entsprechend zu löschen.

5.   Anfragen betroffener Personen

5.1. Wendet sich eine betroffene Person mit Forderungen zur Berichtigung, Löschung oder Auskunft an den Provider, wird der Provider die betroffene Person an den Auftraggeber verweisen, sofern eine Zuordnung an den Auftraggeber nach Angaben der betroffenen Person möglich ist. Der Provider leitet den Antrag der betroffenen Person innert angemessener Frist an den Auftraggeber weiter. Der Provider kann den Auftraggeber bei datenschutzrechtlichen Ansprüchen einer betroffenen Person im Rahmen seiner Möglichkeiten unterstützen. Der Provider ist in diesem Fall berechtigt, eine Aufwandsentschädigung zu verlangen. Der Provider haftet nicht, wenn das Ersuchen der betroffenen Person vom Auftraggeber nicht, nicht richtig oder nicht fristgerecht beantwortet wird.

6.   Nachweismöglichkeiten

6.1. Der Provider weist dem Auftraggeber die Einhaltung der in dieser Anlage niedergelegten Pflichten mit geeigneten Mitteln nach. Dies erfolgt durch einen Selbstaudit und/oder

ISO-Zertifizierung.

6.2. Sollten im Einzelfall Inspektionen durch den Auftraggeber oder einen von diesem beauftragten Prüfer erforderlich sein (z.B. aufgrund Unterstellung DSGVO), werden diese zu den üblichen Geschäftszeiten ohne Störung des Betriebsablaufs nach Anmeldung unter Berücksichtigung einer angemessenen Vorlaufzeit durchgeführt. Der Provider darf diese von der vorherigen Anmeldung mit angemessener Vorlaufzeit und von der Unterzeichnung einer Verschwiegenheitserklärung hinsichtlich der Daten anderer Kunden und der eingerichteten technischen und organisatorischen Massnahmen abhängig machen. Sollte der durch den Auftraggeber beauftragte Prüfer in einem Wettbewerbsverhältnis zu dem Provider stehen, kann der Provider diesen ablehnen und eine neutrale Person vorschlagen. Allfällige mit der Prüfung verbundene Kosten kann der Provider dem Auftraggeber in Rechnung stellen, insbesondere wenn keine Unregelmässigkeiten festgestellt werden konnten.

6.3. Sollte eine Datenschutzaufsichtsbehörde oder eine sonstige hoheitliche Aufsichtsbehörde des Auftraggebers eine Inspektion vornehmen, gilt grundsätzlich Ziffer 6.2 entsprechend. Eine Unterzeichnung einer Verschwiegenheitsverpflichtung ist nicht erforderlich, wenn diese Aufsichtsbehörde einer berufsrechtlichen oder gesetzlichen Verschwiegenheit unterliegt, bei der ein Verstoss nach dem Strafgesetzbuch strafbewehrt ist.

7.   Subunternehmer (weitere Auftragsverarbeiter)

7.1. Der Provider kann zur Erfüllung der vertraglichen Leistung Subunternehmer beiziehen. Die Beauftragung von Subunternehmern als Auftragsverarbeiter durch den Provider ist zulässig, soweit diese im Umfang des Unterauftrags ihrerseits die Anforderungen des vorliegenden AVV erfüllen. Der Provider trifft mit den Subunternehmern im erforderlichen Umfang Vereinbarungen, um angemessene Datenschutz- und Informationssicherheitsmassnahmen zu gewährleisten. Subunternehmer, welche keinen Zugriff auf Kundendaten haben bzw. keine Verarbeitung von personenbezogenen Daten als Auftragsverarbeiter vornehmen, sind von diesem Kapitel ausgenommen. Eine Liste der aktuellen Subunternehmer im Sinne eines Auftragsverarbeiters (nachfolgend einfachheitshalber nur „Subunternehmer“) kann bei Bedarf verlangt werden

.

7.2. Der Auftraggeber stimmt zu, dass der Provider die auf der Website des Providers genannten Subunternehmer hinzuzieht. Vor Hinzuziehung weiterer Subunternehmer informiert der Provider den Auftraggeber durch Aktualisierung seiner Website. Die Übersicht auf der Website ist jeweils mindestens 14 Tage vor Hinzuziehung zu aktualisieren. Der Auftraggeber wird regelmässig die Übersicht einsehen. Der Auftraggeber kann der Änderung innert 14Tagen seit Kenntnisnahme aus wichtigem Grund widersprechen. Erfolgt kein Widerspruch nnerhalb der Frist gilt die Zustimmung zur Änderung als gegeben. Liegt ein wichtiger datenschutzrechtlicher Grund vor, und sofern eine einvernehmliche Lösungsfindung zwischen den Parteien nicht möglich ist, wird dem Provider ein Sonderkündigungsrecht eingeräumt.

8.   Informationspflichten

8.1. Sollten die Daten des Auftraggebers beim Provider durch Pfändung oder Beschlagnahme,

durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder

Massnahmen Dritter gefährdet werden, so hat der Provider den Auftraggeber unverzüglich

darüber zu informieren. Der Provider wird alle in diesem Zusammenhang Verantwortlichen

unverzüglich darüber informieren, dass die Hoheit und das Eigentum an den Daten

ausschliesslich beim Auftraggeber liegen.

9.   Haftung

9.1. Die Haftung richtet sich nach den entsprechenden Bestimmungen in den AGB.

10.                 Sonstiges

10.1. Im Übrigen gelten die Bestimmungen in den AGB und DSE. Bei etwaigen Widersprüchen

zwischen dem AVV und den AGB gehen die Bestimmungen in den AGB vor. Sollten einzelne

Teile des AVV unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der AGB und der übrigen

Bestimmungen des AVV nicht.

Letzte Version: November 2023

Accentoris AG

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9442 Berneck